Peningkatan Produktifitas harusnya didukung dengan Sistem mangemen yang dianut

Melihat majunya perusahaan tidak terlepas dari sistem yang dianut oleh management perusahaan. Iseng-iseng surfing di dunia maya mendapatkan artikel tentang TPS (Toyota Productions System). Toyota merupakan salah satu perusahaan otomotif terkemuka di dunia dan merupakan salah satu customer terbesar tempatku bekerja

Berbicara sejarah TPS tidak akan lepas dari penemuan atau munculnya ide-ide penggunaan tools dalam TPS. Tools itu adalah: just-in-time, kanban, jidoka, multi function worker, dan standarisasi kerja. TPS merupakan filosofi manufaktur yang dikembangkan oleh Taiichi Ohno, Vice-President Executive Toyota, di tahun 1950-an yang terinspirasi oleh semangat kaizen. KAIZEN; atau penyempurnaan kecil yang terus-menerus, telah membuat Toyota berevolusi di mana dalam jangka panjang tampak membuahkan hasil yang revolusioner.

Bersumber dari Wikipedia, blog tetangga dan pengalaman-pengalaman pribadi, kita dapat mendefiniskan tools TPS sebagai berikut :

Just In Time (JIT) adalah suatu sistem produksi yang dirancang untuk mendapatkan kualitas, menekan biaya, dan mencapai waktu penyerahan seefisien mungkin dengan menghapus seluruh jenis pemborosan yang terdapat dalam proses produksi sehingga perusahaan mampu menyerahkan produknya (baik barang maupun jasa) sesuai kehendak konsumen tepat waktu.Untuk mencapai sasaran dari sistem ini, perusahaan memproduksi hanya sebanyak jumlah yang dibutuhkan/diminta konsumen dan pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang


Kanban  berarti sinyal, yang merupakan sebuah konsep berhubungan dengan Lean manufaktur dan Just In Time (JIT). Menurut pencetusnya, Taiichi Ohno, kanban merupakan salah satu cara untuk mencapai JIT.
Kanban bukanlah sistim pengontrol persediaan, namun merupakan sistim pengaturan yang membantu menentukan apa, kapan dan berapa banyak sebuah produk harus dibuat
Jidoka adalah suatu langkah penghentian sementara proses produksi ketika terjadi suatu masalah dalam proses tersebut. dalam penghentian proses tersebut biasanya dilakukan kaizen (perbaikan berkesinambungan).
Jidoka juga gabungan dari dua kata yaitu automation dan autonomous, sehingga Jidoka berarti autonomation (pengambilalihan mesin untuk menggantikan pekerjaan atau proses yang dilakukan manusia).
Automation mengatasi beberapa kelemahan yang dikarenakan pekerjaan yang dilakukan manusia, dimana manusia akan sering dan memiliki kemungkinan kesalahan atau error terutama terhadap pekerjaan yang mudah dan berulang terus-menerus. Misalkan: Proses Loss Cutter Inner, Proses Insert dan Poles Grease. Pekerjaan ini terlihat mudah dan sederhana, tapi karena dilakukan terus-menerus dan berulang maka akan membuat manusia menjadi bosan dan menjadi rentan terhadap kesalahan
Kesalahan ini bisa berdampak terhadap quality product. Automation tampaknya akan mengatasi kelemahan pekerjaan yang dilakukan oleh manusia, karena manusia sangat rentan terhadap kesalahan untuk pekerjaan yang mudah, berulang, dan tidak membutuhkan kreativitas. Ada ungkapan di Lean yaitu “don’t ask human to do machine’s job” yaitu jangan meminta orang untuk mengerjakan pekerjaan yang seharusnya bisa dilakukan mesin.
Apakah automation adalah yang terbaik dalam melakukan proses? Tidak juga. Karena dalam proses produksi yang berjalan terus-menerus, ternyata mesin automation gagal dalam menghadapi error yang terjadi pada produk maupun error pada mesin. Dan mesin tidak mampu untuk mendeteksi segala macam kesalahan dan melakukan koreksi atas segala macam kemungkinan kesalahan proses. Sehingga jika dipaksa melakukan automation secara keseluruhan maka bisa dibayangkan seberapa besar mesin tersebut, seberapa lengkap systemnya, seberapa banyak feature pada mesin untuk melakukan koreksi terhadap kesalahan, dan betapa mahal jika membuat full automation seperti itu.
Nah disinilah autonomous yaitu tindakan dari manusia sebagai operator sangat diperlukan. Manusia meskipun memiliki kelemahan untuk proses yang mudah dan berulang dalam hal menginspeksi dan mendeteksi, tapi memiliki kemampuan yang jauh di atas mesin dalam hal menanggapi kesalahan, menyikapi masalah baru, dan kemampuan untuk melakukan koreksi terhadap permasalahan. Disinilah Jidoka atau Autonomation masuk, yaitu mengambil kelebihan positif dari mesin dan kelebihan positif dari manusia secara bersamaan.
Jidoka akan mempermudah manusia dalam menjalankan prosesnya, mempermudah dalam melakukan aktivitas berulang, mempermudah dalam mendeteksi kesalahan pada proses, produk, dan juga pada mesin. Mempermudah dalam memberikan deteksi dan warning jika terjadi kesalahan, dan sekaligus mencegah terjadinya kesalahan untuk aktivitas yang dilakukan manusia.
Beberapa contoh umum penggunaan Jidoka misalnya visual control, yaitu saat mesin mendeteksi hasil press kurang dalam maka mesin akan memberi peringatan berupa lampu dan buzzer untuk member proses sehingga member tersebut segera mengecek part bermasalah itu. Atau Saat member salah mengambil part tertentu untuk produk tertentu, mesin juga akan memberi buzzer peringatan. Jidoka paling banyak menggunakan visual control dan system poka yoke (anti salah) yang dipasang untuk membantu mempermudah pekerjaan operator dan mencegah terjadinya kesalahan.

Multi Function Worker adalah proses yang dapat dilakukan bersamaan dalam satu tahapan. Contoh adalah Proses Press Casing Cap yang bisa berbarengan dengan proses insert outer dengan beberapa komponen. Hal ini dapat mengefisiensi waktu proses dan meningkatkan jumlah produksi

Standarisasi Kerja tata cara kerja yang dibakukan untuk melakukan serta menyelesaikan suatu proses kerja. Sebuah perusahaan biasanya menetapkan Standarisasi Kerja berbentuk SOP (Standard Operasional Prosedur).

SOP sangat berguna untuk menjaga sistem produksi sehingga tidak terjadi kesalahan-kesalahan fatal yang mengakibatkan kerugian pada pihak perusahaan dan pihak pekerja. SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, menjadi alat komunikasi, pengawasan dan menjadikan pekerjaan diselesaikan secara konsisten. Para pegawai akan lebih percaya diri dalam bekerja dan tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan. SOP juga bisa dipergunakan sebagai salah satu alat trainning dan bisa digunakan untuk mengukur kinerja pekerja. SOP juga dapat melihat dan melacak hambatan-hambatan apa saja yang akan terjadi selama proses kerja berlangsung. SOP dapat mengarahkan kita pada kedisiplinan karena merupakan pedoman dalam melakukan suatu perkerjaan sehingga kita akan menghasilkan perkerjaan sesuai dengan target yang ditetapkan.

Tapi perlu diingat sebelum sebuah Standar Prosedur dikeluarkan perlu dilakukan pengujian terhadap Standar tersebut sehingga layak atau tidak diberlakukan. Karena SOP akan selalu dijadikan pedoman dalam proses suatu pekerjaan. Dan perlu dilakukan evaluasi-evaluasi terhadap standar-standar tersebut sehingga dapat menambah efisiensi sebuah pekerjaan.

Dengan sistem kerja yang begitu efisien, teliti dan komprehensif akam menciptakan produk-produk yang berkualitas tinggi. Kualitas tinggi akan tercipta juga jika kita melakukan Build in Quality (BiQ). untuk melakukan hal itu kita menerapkan  konsep operator adalah inspektor. Seperti halnya supermarket, operator selanjutnya adalah konsumen yang berhak menerima kualitas dan kuantitas terbaik dari kerja operator sebelumnya dan berhak komplain. Hasilnya kualitas terjaga, perbaikan hanya pada proses awal, bukan di tengah atau di akhir. Kualitas dibangun di dalam proses, bukan melalui repair atau perbaikan di proses selanjutnya

Dalam buku The Toyota Way, hasil penelitian Jeffrey K. Liker selama 20 tahun, ada delapan pemborosan yang didentifikasikan TPS dan selalu terus menerus dicari untuk dikeluarkan dari prosesnya, yaitu:

1. produksi berlebih (over-production);
2. waktu menunggu;
3. transport yang tidak diperlukan;
4. pemrosesan berlebih (inefficient processes);
5. inventori berlebih,
6. gerakan yang tidak diperlukan (unnecessary motion);
7. produk defect; dan
8. kreativitas karyawan yang tidak digunakan.

Dalam buku ini pula ada 14 Prinsip yang digunakan oleh Perusahaan Toyota sehingga menjadikan perusahaan yang sangat maju sekarang.  

Prinsip I : Filosofi jangka panjang

Ambil keputusan manajerial  berdasarkan filosofi jangka panjang,  meskipun mengorbankan sasaran keuangan jangka pendek

• Miliki misi  filosofi yang menggantikan pengambilan keputusan bekerja tumbuh dan selaraskan seluruh organisasi untuk mencapai sasaran bersama.

• Ciptakan nilai bagi pelanggan masyarakat dan perekonomian ini adalah titik Awal anda. Evaluasi kemampuan pada setiap fungsi.

• Bertanggung jawablah. Usahakan memutuskan nasib anda sendiri. Bertindak Secara mandiri dan percaya kepada kemampuan anda sendiri. Terima tanggung jawab atas tindakan anda, dan pelihara yang memungkinkan anda menambah nilai. 

Prinsip 2 : Ciptakan proses yang kontinu untuk mengangkat permasalahan ke permukaan

• Konsep kerja yang kontinu tanpa waktu luang (idle) yang dapat memberikan nilai  dapat memberikan nilai tambah lebih tinggi. 
• Ciptakan aliran, untuk menggunakan material dan informasi dengan cepat serta cepat  mengaitkan proses dan orang agar menjadi satu kesatuan sehingga masalah dapat diangkat kepermukaan 
• Buat proses yang mengalir menjadi kenyataan sebagai bagian budaya organisasi . Ini adalah kunci untuk peningkatan kesinambungan yang sebenar-benarnya dan untuk pengembangan karyawan.

Prinsip 3 : Gunakan sistim “tarik” (push pull) untuk menghindari produksi berlebih

  

• Beri pelanggan pada proses berikutnya dalam proses produksi dengan apa mereka inginkan, pada saat yang mereka inginkan dan jumlah yang mereka inginkan. Pengisian kembali kembali material yang dipicu oleh pemakaian adalah prinsip just-in-time.

• Minimalkan barang dalam gudang siapkan sejumlah kecil berdasarkan apa benar-benar diambil oleh pelanggan. 
• Tanggap terhadap permintaan pelanggan dari pada tergantung pada schedule komputer dan sistem demi untuk menulusuri yang mubazir.

Prinsip 4 :  Ratakan beban kerja. (Bekerjalah seperti kura-kura dan tidak seperti kelinci)   

  

• Menghilangkan pemborosan hanya merupakan sepertiga dari persamaan untuk Lean berhasil.menghilangkan ketidakratakan dalam produksi juga sama pentingnya.

• Bekerja untuk meratakan beban kerja dari semua proses (cari alternatif dari beban) jangan berhenti pada saat mengerjakan proyek

Prinsip 5 : Bangun budaya berhenti untuk memperbaiki masalah dan untuk memperoleh kualitas yang baik sejak awal.

• Kualitas bagai pelanggan menentukan value proposition Anda. 
• Gunakan metode modern yang ada untuk penjaminan kualitas 
• Bangun kemampuan untuk mendeteksi masalah
• Bangun sistem pendukung dalam organisasi Anda untuk menyelesaikan masalah dengan cepat dan melaksanakan penanggulangannya. 
• Bangun ke dalam budaya Anda filosofi untuk menghentikan atau memperlambat untuk memperoleh kualitas yang benar sejak awal dalam rangka meningkatkan produktivitas dalam jangka panjang.

Prinsip 6 : Standar kerja merupakan pondasi dari peningkatan berkesinambungan dan pemberdayaan karyawan.

• Gunakan metode stabil, keteraturan waktu, keteraturan hasil proses Anda. Ini merupakan fondasi proses mengalir dan sistem tarik. 
• Tangkap pembelajaran mengenai suatu proses yang terakumulasi hingga titik tertentu. Perbolehkan ekspresi dan kreativitas individual standar tersebut kemudian masuk ke standar baru sehingga ketika seorang pindah, Anda dapat menyerahkan pembelajaran ke orang yang berikutnya.

Prinsip 7 : Gunakan pengendalian visual agar tidak ada masalah tersembunyi.

•  Gunakan indikator visual yang sederhana untuk membantu orang menentukan  dengan segera apakah mereka masih berada dalam standar atau sudah menyimpang.
• Hindari penggunakan layar komputer jika hal itu mengalihkan perhatian pekerja dari tempat kerjanya. Rancang sistem visual yang sederhana di tempat dimana pekerjaan dilakukan, untuk mendukung  proses mengalir dan sistem tarik. 
• Kurangi laporan Anda hingga menjadi satu lembar kertas  jika memungkinkan

           

Prinsip 8 : Gunakan hanya teknologi handal yang sudah benar-benar untuk membantu orang-orang  dan proses Anda.

•  Gunakan teknologi untuk membantu orang, bukan untuk menggantikan orang. Seringkali yang terbaik adalah memperbaiki suatu proses secara manual sebelum menambahkan teknologi untuk mendukung proses 
• Teknologi baru sering kali tidak dapat diandalkan dan sulit distandardisasi 
• Lakukan tes yang sebenarnya sebelum mengadopsi teknologi baru 
• Tolak atau modifikasi teknologi yang bertentangan dengan budaya Anda atau mungkin mengganggu stabilitas, keandalan. 
• Implementasi dengan cepat teknologi yang telah benar-benar dipertimbangkan.

Prinsip 9 : Kembangkan pemimpin yang benar-benar memahami pekerjaannya, menjiwai filosofi, dan mengajarkannya kepada orang lain.

• Kembangkan pemimpin dari dalam organisasi dan bukan membeli mereka dari luar organisasi. 
• Jangan memandang pekerjaaan seorang pemimpin hanya sekedar menyelesaikan tugas dan memilki ketrampilan mengelola orang.Pemimpin harus menjadi panutan dalam filosofi perusahaan dan melakukan bisnis 
• Seorang pemimpin yang baik harus memahami pekerjaan sehari-hari secara  detil sehingga dia dapat menjadi guru terbaik untuk filosofi perusahaan Anda.

Prinsip 10 : Kembangkan orang dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa, yang menganut filosofi perusahaan Anda.

•  Ciptakan budaya yang kuat dan stabil di mana nilai-nilai dan keyakinan perusahaan dianut dan dijiwai selama periode bertahun-tahun.    
• Latih individu dan kelompok yang memiliki kemampuan istimewa utuk bekerja         sesuai filosofi perusahaan. 
• Gunakan tim lintas fungsi untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas serta meningkatkan aliran proses dengan menyelesaikan masalah yang sulit 
• Upayakan kerjasama kelompok merupakan sesuatu yang harus dipelajari.

Prinsip 11 : Hormati jaringan mitra dan pemasok Anda dengan memberi tantangan dan membantu mereka melakukan peningkatan.

•  Hormati mitra dan pemasok Anda dan perlakukan mereka seakan-akan perpanjangan bisnis Anda.
• Beri tantangan pada mitra bisnis Anda agar tumbuh dan berkembang. Hal ini menunjukan bahwa Anda menghargai mereka. Tetapkan target yang menantang dan bantulah mitra Anda mencapainya.

Prinsip 12; Pergi dan lihat sendiri untuk memahami situasi sebenarnya.

•  Selesai masalah dan tingkatkan proses dengan datang kesumber permasalahan dan secara pribadi mengamati dan memverifikasi data bukan hanya berteori berdasarkan apa yang dikatakan orang lain atau  ditunjukkan dilayar komputer.
•  Berpikirlah dan berbicaralah berdasarkan data yang telah Anda verifikasi sendiri. Para manajer dan eksekutif tingkat tinggi harus pergi dan melihat masalah yang ada, sehingga mereka akan memliki lebih dari sekedar pemahaman yang dangkal terhadap situasi.

Prinsip 13 : Buat keputusan secara perlahan-lahan melalui konsesus, pertimbangkan semua pilihan dengan seksama kemudian implementasikan keputusan itu dengan sangat cepat.

• Jangan mengambil satu arah tunggal saja dan menjalankan yang satu itu saja sebelum Anda mempertimbangkan seluruh alternatif dengan seksama.

Prinsip 14 : Menjadi suatu organisasi pembelajar melalui refleksi diri tanpa kompromi (gansei) dan peningkatan berkesinambungan (kaizen)

•  Setelah Anda mendapatkan proses yang stabil, gunakan alat berkesinambungan untuk mencari akar penyebab dan terapkan penanggulangan dengan efektif. 
• Rancang proses yang hampir tidak memerlukan persediaan.ini akan membuat waktu dan sumber daya yang disia-sia kan. 
• Lindungi pengetahuan dasar organisasi dengan mengembangkan personil yang tetap, promosi secara perlahan, dan sistem suksesi yang sangat hati-hati. 
• Gunakan bansei (refleksi diri) pada tahap-tahap penting dan kembangkan jalan keluar untuk menghindari kesalahan yang sama. 
• Belajar dengan menstandarisasikan praktik-praktik terbaik dan tidak menemukan ulang hal yang sama dengan setiap proyek baru dan setiap manajer baru.

 Kita berharap semua sistem ini dapat dijalankan di perusahaan kita. Mengingat semakin beratnya persaingan perkembangan dunia otomotif dewasa ini. Dan perusahaan perlu juga memiliki prinsip KARYAWAN ADALAH ASET. Sehingga sebagai aset kita akan diperhatikan kesejahteraannya. Ketika karyawan sejahtera semangat kerja akan meningkat sehingga produktivitas, qualitas akan terjaga sehingga dapat memberikan kepercayaan tinggi customer terhadap kita dan tentunya tetap menjadi market leader product. Artinya kita akan memenangkan persaingan dengan para kompetitor

Loyalitas tanpa apresiasi adalah nonsense dan Apresiasi tanpa Loyalitas adalah bunuh diri